施設内の勉強会資料、作りはじめる前に決める3つ

施設内の勉強会を任されたとき、いきなりスライドを開いていないでしょうか。 僕は昔それをやって、40枚の資料を作って15分で話しきれない、ということを何度かやりました。

資料が厚くなる原因は、たいてい作りながら考えていることです。 作る前に決めておくことが3つあります。紙に書くだけなので5分で終わります。

スライドを開く前に、紙に3つ書く

• 誰に話すのか：新人か、ベテランか、他職種か。同じテーマでも前提の説明量がまるで変わります
• 終わったあと、何をしてほしいのか：ひとつだけ選びます
• 何分もらえるのか：枚数はここから逆算します

この3つは、入れる内容を決めるためのものではありません。 入れない内容を決めるためのものです。そこが効きます。

いちばん難しいのは「ひとつだけ」

伝えたいことは、たいてい5つくらいあります。 ただ、5つ話すと5つとも残りません。参加者の側から見ると、これは実感があると思います。

自分が受けた研修を思い出してみてください。 内容を5つ覚えているものは、まずないはずです。

15分なら、伝えられるのは1つです

時間から逆算すると、枚数の目安が決まります。 1枚あたり1分前後で話すとして、15分なら15枚前後。うち導入とまとめで数枚使います。

残りが本題に使える枚数です。だいたい10枚くらいでしょうか。 そこに5つのテーマは入りません。物理的に入らないことが分かると、諦めがつきます。

「映す用」と「配る用」は分ける

1つの資料で両方を兼ねようとすると、どちらも中途半端になります。 映す用は文字が多すぎて読みにくく、配る用は情報が足りなくて後から意味が分からない、という状態です。

• 映す用：文字を減らします。話す内容は口で言うので、スライドには見出しと図だけ残します
• 配る用：後から一人で読んで分かる形にします。話した内容を1〜2行の補足として足しておきます

とはいえ、2種類作るのは手間です。 現実的なのは、映す用を作ってから、ノート欄に補足を書いて印刷する形かなと思います。

説明に使うイラストは無料素材から持っていってください。運動の説明は、文章より絵のほうが早いです。

おわりに

勉強会の資料づくりで消耗している方は多いと思います。 でも、消耗している原因は作る手が遅いからではありません。決めていないまま作り始めているからです。

誰に、何をしてほしくて、何分か。 この3つを紙に書いてから開くだけで、作る時間はかなり短くなります。